Hvem kan varsle?
Alle ansatte, tillitsvalgte og frivillige har rett(ekstern lenke) til å varsle om uønsket atferd i Fellesrådet for Afrika. Ansatte har også plikt til å varsle. Det kan varsles både på egne og andres vegne. Det kan varsles anonymt. Varslingsskjema finnes her.
Hva kan det varsles om?
Det kan varsles på alle kritikkverdige forhold i organisasjonen som er i strid med Fellesrådet for Afrikas etiske retningslinjer og styrende dokumenter, rettsregler eller normer med bred samfunnstilslutning. Eksempler kan være myndighetsmisbruk, uforsvarlig arbeidsmiljø eller korrupsjon og økonomisk utroskap. Det kan varsles både internt i organisasjonen og eksternt. Fellesrådet for Afrika oppfordrer alle omfattet av disse rutinene å varsle om kritikkverdige forhold.
Hvordan skal det varsles?
Varsling bør i hovedsak skje skriftlig, men varsler kan likevel varsle muntlig dersom dette er mest hensiktsmessig. Skriftlige og muntlige varsler likebehandles.
Hvem skal varsles
Meld fra til nærmeste leder. Gjelder varslet den nærmeste leder, rettes varslet til styreleder eller daglig leder.
Prosess.
- Varsler skal få bekreftelse på at varsel er mottatt.
- FFA ved daglig leder skal så snart som mulig ved mottatt varsel undersøke innholdet. Hvis varselet involverer daglig leder oppnevnes en annen behandler av AU, fortrinnsvis styreleder.
- Ved varsler av alvorlig karakter skal det oppnevnes et utvalg på minimum to personer som behandler varselet. I tillegg til daglig leder skal minst ett medlem fra arbeidsutvalget delta. Antallet deltakere i utvalget skal begrenses.
- FFA forplikter seg å gi tilbakemelding til varsler innen rimelig tid. Varsler har rett til å holdes orientert om prosessen.
- I saker der det varsles mot en person skal denne motta informasjon om varselet og videre prosess innenfor rimelig tid.
- Tiltak skal iverksettes på en slik måte at de ikke oppleves som unødvendig belastende.
- FFA skal følge opp og evaluere tiltakene i etterkant.
- Et anonymisert erfaringsdokument fra prosessen kan utarbeides ved behov og vil lagres i FFAs arkiv. Ved særskilte, grove saker kan navn og opplysninger på de involverte oppbevares i inntil to år. Dette skal da kun være tilgjengelig for daglig leder, eller en tildelt ansvarsperson dersom daglig leder er involvert i saken.
Reaksjoner
Reaksjonsmulighetene ved varslingssaker reguleres av vedtektene §11.
Personvern
Ved varslinger skal personvernet til de involverte respekteres. Oppbevaring og utveksling av informasjon skal skje i henhold til FFAs rutiner for GDPR.
Kjennskap
Varslingsrutinene skal gjøres kjent for ansatte, tillitsvalgte og frivillige og skal sammen med varslingskjema være tilgjengelig for organisasjonen på nettsidene. Tillitsvalgte og frivillige skal gjøres kjent med rutinene ved rekruttering inn i organisasjonen.
Revidering
Varslingsrutinene skal gjennomgås årlig i forbindelse med konstituering av nytt styre i samråd med de ansatte.